Hoy hablaremos de logística de despachos, normalmente las compañías se controlan en los costos de mano de obra, se concentran en los costos de materiales, en los costos directos de fabricación y en los costos de maquila o servicios de terceros.
Hay un rubro o una bolsa de dinero que estamos pagando normalmente un porcentaje importante en estos costos, que es lo que pagamos a las transportadoras, hablando de una compañía de producción o comercialización, donde uno de sus grandes plus es entregarle la mercancía en la puerta del cliente o en la puerta de su bodega.
Claro, manejar esta logística de transporte puede ser con vehículos propios, con vehículos de terceros (paqueteo, masivo semimasivo) digamos que hay un abanico de opciones importantes en nuestro país para manejar este tipo de servicios, muchos muy buenos.
¿Cómo controlar este recurso?
Pero finalmente debemos controlar este recurso, porque esta transportadora es la cara de nuestra compañía ante el cliente, la transportadora es finalmente quien entrega la caja o la estiba, y la debe entregar de una mejor manera, esto significa que debe entregarse a tiempo, en buenas condiciones y sin deterioro.
Cuando la compañía recibe los pedidos deberíamos tener varios controles antes de despachar en la logística de despachos, uno de ellos sería la cartera, si tengo el suficiente inventario para entregar al cliente y otro muy importante es el flete, cuanto me cuesta este flete.
¿Nuestro proceso es manual ?
Pero este este flete analizarlo por factura o por tipo de producto podría llegar a ser engorroso para una compañías, a esto sumemosle algo más cuando estoy trabajando con múltiples transportadores yo tengo que tener una guías, unos sticker que le pego a la mercancía, tener unos documentos como manifiestos, etc, cada compañía transportadora puede manejar condiciones diferentes, adicional a esto yo tengo que enviarle la información a las transportadores, yo tengo que decirle cuanto despacho hice, el origen y el destino, el número de unidades, el peso, el volumen, un montón de información que yo debería entregarle a la compañía
lo que hacen estas empresas de producción o comercialización es dedicar una o varias personas, que normalmente lo hacen a través de herramienta como excel, hojas de cálculo para manejar estos costos, cuando yo tengo 10, 20, algunos despachos por debajo de 100 es manejable, pero cuando ya hay 100, 200 mil y más ya empieza a ser más complejo el tema.
si yo tengo unos acuerdos comerciales con estas compañías, cuánto me cobra desde mi bodega hasta la bodega de mi cliente, yo se cuanto me cobran por unidad, por un límite de peso, por un rango de volumen; nosotros podríamos tener esta información almacenada en una base de datos, todos estos acuerdos comerciales y pedirle a un sistema o sistematizar de alguna manera este tipo de información, estos registros para que automáticamente el sistema me entregue la mejor opción.
¿Por qué es importante tener un sistema de logística de despachos?
Veámoslo así, llegan todos mis pedidos, supongamos que sea algo así como el correo electrónico, van llegando los pedidos uno a uno. Si yo tengo ya todos mis pedidos, yo ya se cual es el origen y el destino, que interesante sería tener todos estos acuerdos con mis transportadoras y que un sistema automáticamente empiece a gestionar estos pedidos, buscando el mejor tiempo de entrega de mi transportadora y en costo cual es la mejor opción y así mismo la calificación de mi proveedor en términos de si está cumpliendo debidamente con el servicio, si está entregando la mercancía como debe ser, sin golpes, sin rasguños o demás indicadores interesantes.
Si un sistema automaticamente me administrara esto, con una mínima intervención manual sería un aporte muy importante para su compañía, donde el personal de logística que tenemos se pueda encargar de esto.
¿Cuánto tiempo nos lleva esto todos los días ? ¿ Cuánto nos cuesta este proceso diario? ¿Qué tan bien lo estamos haciendo? ¿Que también le estamos cumpliendo a nuestros clientes?
¿Qué pasa si mi compañía exporta mercancía?
Si nos vamos un poco más allá, si su compañía exporta mercancía y quiere salir del mercado nacional, tengo que pensar en contenedores, cubicaje, niveles de almacenamiento dentro del contenedor, todas estas variables podrían llegar a ser muy complejas.
Normalmente lo que están haciendo las compañías de producción y comercialización es entregar a un tercero toda la administración de la logística de despachos, porque es muy difícil administrarlo al interior de la compañía; cuando yo le entrego esto a un tercero, este tercero está manejando una parte muy importante de nuestro negocio.
Lo ideal es tener el control de la logística de despachos y que sea mi compañía la que ponga las condiciones a mi transportadora, que mi compañía sea libre de escoger con qué transportadora trabajar, sin que los despachos se me conviertan en un caos.
Solo hay una forma de hacerlo y es tener el conocimiento, la información y el control de los despachos dentro de la compañía.
La clave de la logística de despachos es: el costo y la simplicidad de proceso
Hay 2 claves muy importantes en logística de despachos, primero los costos que porcentaje es el costo del envío de la mercancía o los costos de producción o de comercialización de mis productos y segundo la simplicidad del proceso, si yo tengo el control que tan simple sería esa administración y que lo pueda medir bien, especialmente cuando tenemos cientos de guías es muy difícil sentarse uno a uno y empezar a revisarlo.
Solo a través de una buena herramienta de software de transporte, una herramienta bien implementada por su compañía, con unas reglas de negocio claras, podríamos tener un sistema útil que realmente genere valor a la organización.
Te invitamos a que mires nuestro video en youtube donde hablamos el tema
